З 1 лютого 2026 року в Україні повністю змінили правила апостилювання документів. Старі порядки, що діяли з 2015 року, скасовані. Натомість запроваджено нову систему з електронним реєстром, жорсткими строками, вищими цінами та суворими вимогами до самих документів. Для мільйонів українців за кордоном ці зміни можуть стати критичними — адже помилка з апостилем тепер напряму загрожує втратою пенсій і соцвиплат.
Нові правила затверджені Наказом Мін’юсту №3177/5. Ключова зміна — перехід на Електронний реєстр апостилів (ЕРА). Якщо раніше апостиль був звичайним паперовим штампом із підписом чиновника, то тепер кожен документ обов’язково реєструється в цифровій системі, отримує унікальний номер і QR-код. За цим кодом будь-яка іноземна установа може миттєво перевірити справжність документа на сайті Мін’юсту України.
Це суттєво змінює практику за кордоном. Якщо раніше іноземні чиновники надсилали паперові запити й люди чекали відповіді тижнями або місяцями, тепер перевірка займає лічені хвилини. Але водночас апостилі старого зразка без цифрової реєстрації можуть не визнаватися.
Ще одне важливе нововведення — правило трьох днів. Апостиль мають оформити не довше ніж за три робочі дні з моменту реєстрації заяви в системі. Затягнути процес «у ручному режимі» чиновник більше не може — електронний реєстр фіксує строки автоматично.
Мобільні номери будуть відключати: зміна правил з 6 лютого
Воду можуть вимкнути взагалі: комунальники готові до крайніх заходів
У МВС порадили запастися їжею та водою: експерт оцінив загрозу для українців
Пенсія зросте на 3200 грн: кому призначать солідну доплату
Разом із цим різко зросла вартість послуги. Якщо раніше державне мито становило лише 51 гривню, то тепер воно прив’язане до прожиткового мінімуму. Станом на 2026 рік апостиль для фізичних осіб коштує близько 670 гривень за один документ. І ця сума надалі зростатиме автоматично разом із соцстандартами.
Окрема болюча тема — старі документи. Свідоцтва про народження радянського зразка, так звані «зелені книжечки», документи з вицвілими печатками або пошкодженим папером часто не приймають на апостилювання. Аналогічна проблема — ламіновані документи: під плівкою неможливо перевірити справжність печатки та підписів, тому в апостилі відмовляють.
У таких випадках вихід лише один — отримувати дублікат сучасного зразка в РАЦСі на території України, незалежно від місця прописки, і вже на нього ставити апостиль.
Ці зміни особливо небезпечні для пенсіонерів за кордоном. Для продовження виплат часто потрібне так зване Proof of Life — посвідчення факту, що людина жива. Якщо такий документ оформлений у нотаріуса, але без апостиля, іноземні фонди можуть його не прийняти й призупинити виплати. Якщо довідка видана іноземним нотаріусом, апостиль потрібно ставити саме в тій країні. А консульські документи зазвичай апостиля не потребують, але ці нюанси краще уточнювати заздалегідь.
Нагадаємо, робота за кордоном: як використати іноземний стаж для пенсії в Україні
Раніше ми розповідали, що українцям за кордоном нагадали про податки: треба платити якнайшвидше
Також, оформлення спадщини з-за кордону: як вступити в права дистанційно